数字会议系统正是这样一种集计算机、通讯、自动控制、多媒体、图像、音响等技术于一体的会务自动化管理系统。系统将会议报到、发言、表决、翻译、摄像、音响、显示、网络接入等各自独立的子系统有机地连接成一体，由中央控制计算机根据会议议程协调各子系统工作。为各种大型的国际会议、学术报告会及远程会议等提供最准确、即时的信息和服务。
数字会议系统是利用计算机、数字及网络技术进行各系统组网，线路上传输的均为数字化信号，不仅大大改善了音质，提高了系统可靠性，而且从根本上消除了一般会议系统存在的干扰、失真、串音及系统不稳定等缺陷。使每一位与会代表均能收听到稳定、纯正的声音。系统的运行及会议的过程都实行全面的控制，而且系统操作及安装也非常简单。
中央控制设备是整个数字会议系统的核心。通过它可以实现自动会议控制，也可以通过电脑操纵，实现更复杂的会议管理。中央控制设备主要对发言设备、同声传译、电子表决、视像跟踪、数字音视频通道及数据通道进行控制。其功能如下。
(1)对发言设备的控制，包括代表机、主席机、译员台、双音频接口器、多功能连接器等。
(2)对代表和主席的扬声器进行自动音频均衡处理。
(3)对话筒进行管理，请求发言的自动登记，对正在运行的话筒越权运行，限制与会人数等。
(4)提供会议表决功能，当大会主席发起，对某一事项进行表决时，代表可操纵他面前的发言设备进行投票，经中央控制设备控制、统计、传输至大厅的显示屏及代表/主席机上的LED屏幕上进行显示。
(5)各种多媒体音视频设备的输入输出控制。
现代社会工作的快节奏和国际分工，使人们越来越少能坐在一起面对面开会，而现代网络技术的飞速发展，也为实现网络会议带来更多便利。数字会议可以使我们足不出户即可“亲临”世界任何角落；白天可以“亲晤”全球各地的同事和雇员，而晚上可与家人共享天伦之乐；可以同时出席多个点到点会议和多点会议，使我们免除差旅之苦，而分身有术。突如其来的SARS病毒给人类社会带来巨大恐慌的同时，也带来了网络视频通信的春天。无论是中国电信的新视通，还是中国联通的宝视通，都标志着一个通信“视频化”时代的到来。作为一种新的会议和交流方式，数字会议有其他会议工作无可比拟的优越性。
视频会议，是指位于两个或多个地点的人们，通过通信设备和网络，进行面对面交谈的会议。根据参会地点数目不同，视频会议可分为点对点会议和多点会议。日常生活中的个人，对谈话内容安全性、会议质量、会议规模没有要求，可以采用如腾讯QQ这样的视频软件来进行视频聊天。而政府机关、企业事业单位的商务视频会议，要求有稳定安全的网络、可靠的会议质量、正式的会议环境等条件，则需要使用专业的视频会议设备，组建专门的视频会议系统。由于这样的视频会议系统都要用到电视来显示，也被称为电视会议、视讯会议。