企业中档案管理工作质量与效率对企业发展来说非常重要,因此,需要不断加强档案管理水平,结合先进的科学技术,利用信息技术、网络技术所建立的档案电子数字化管理系统,实现档案管理智能化、专业化、法律化,完全弥补了传统档案管理中的不足,并且起到了优化档案管理模式、提高管理质量、降低档案管理工作量、节约部分人力、物力、财力等作用。
1、 数据库存储：与一般的系统不一样，数字文档都存在数据库，在电脑目录上是不可查看的。
2、 批量处理能力：可批量新建、录入、对应上传，并支持纸质档案从扫描、录入、上传的一体化处理。
3、 流程化归档：电子案卷亦可发起流程，实现协同化归档。
4、 存放位置：可以兼顾实体档案和数字化档案的统一管理，记录档案存放位置。
5、 细粒化的权限管理：可对具体的分类或案卷授权，并可与密级交叉，适应各种细粒化权限配置需要。
6、 防扩散处理：PDF、图片这类不能修改的文件格式都应该由专业的阅读器管理，权限控制在系统中，不像使用第三方软件可以随意另存、下载。同时，打开的时候还可以设置屏幕水印，防止恶意的拍照或截屏扩散。
7、 借阅与归还：借阅与归还可以准确把握档案的出入口管理，并提供可且能够自定义范围的档案利用统计功能。
8、 综合统计：可查看整体、按档案分类、按年度分布、按保存期限、按密级分布、档案电子化情况统计的库存档案情况。