进口涂料的生产商、进口商或者进口代理商（以下称备案申请人）根据需要，可以向备案机构申请涂料备案。备案时具体流程如下：
（一）备案申请应当在涂料进口至少2个月前向备案机构提出，同时备案申请人应当提交以下资料：
1.《进口涂料备案申请表》
2.进口涂料生产商对其产品中有害物质含量符合中华人民共和国国家技术规范要求的声明；
3.关于进口涂料产品的基本组成成分、品牌、型号、产地、外观、标签及标记、分装厂商和地点、分装产品标签等有关材料，以中文文本为准。
（二）备案机构接到备案申请后，对备案申请人的资格及提供的材料进行审核，在5个工作日内，向备案申请人签发《进口涂料备案申请受理情况通知书》。
（三）备案申请人收到《进口涂料备案申请受理情况通知书》后，受理申请的，由备案申请人将被检样品送指定的专项检测实验室，备案申请人提供的样品应当与实际进口涂料一致，样品数量应当满足专项检测和留样需要；未受理申请的，可按照《进口涂料备案申请受理情况通知书》的要求进行补充和整改后，可重新提出申请。
（四）专项检测实验室应当在接到样品15个工作日内，完成对样品的专项检测及进口涂料专项检测报告，并将报告提交备案机构。
（五）备案机构应当在收到进口涂料专项检测报告3个工作日内，根据有关规定及专项检测报告进行审核，经审核合格的签发《进口涂料备案书》；经审核不合格的，书面通知备案申请人。