数字化

扫描：利用扫描仪将纸质档案转换为电子图像，存储在计算机中。扫描时应根据档案的质量和使用要求，选择合适的分辨率和扫描格式。

图像处理：对扫描后的电子图像进行处理，如调整亮度、对比度、去除噪点等，提高图像质量。

索引建立：为数字化档案建立索引，将电子图像与档案目录信息关联起来，实现快速检索。

档案整理是一项细致且重要的工作，以下是一些注意事项：

保持档案的原始状态：在整理过程中，应尽可能保持档案的原始形成状态和历史联系，不随意更改档案的内容和顺序，确保档案的真实性和完整性。

分类准确：依据预先制定的分类方案，按照档案的形成规律、内容特点和管理要求进行分类。分类时要严格遵循分类标准，避免出现分类错误或交叉混乱的情况，确保同一类别的档案具有共同的属性和特征。

编号规范：档号的编制要遵循一定的规则和标准，具有性和稳定性。编号应简洁明了，易于识别和记忆，同时要确保编号在档案管理系统中能够准确对应相应的档案实体，方便档案的检索和利用。

保护档案实体：在整理过程中，要注意保护档案的纸张、字迹、图像等不受损坏。避免档案受到潮湿、灰尘、虫害、火灾等自然因素的影响，同时要轻拿轻放，防止人为的撕裂、污损等情况发生。对于破损或老化的档案，应及时进行修复和保护处理。

尊重档案的机密性：对于涉及机密的档案，要严格遵守保密制度，采取相应的保密措施。在整理过程中，确保档案不被无关人员查阅或泄露，档案的保管和利用也要按照保密规定进行操作。

数据录入准确：将档案信息录入电子目录或档案管理系统时，要保证数据的准确性和完整性。仔细核对每一项信息，避免出现录入错误或遗漏，确保电子目录与档案实体信息一致，以便于地检索和管理档案。

做好标识和标注：在档案盒、文件夹及档案本身等位置，要清晰、准确地标注档号、题名、年度等关键信息。标注应使用规范的字体和颜色，确保字迹清晰、持久，便于快速查找和识别档案。

定期复查：档案整理完成后，应定期进行复查，检查档案的分类、编号、装订等是否符合要求，档案实体是否有损坏或丢失等情况。如发现问题，要及时进行调整和处理，以保证档案整理工作的质量和档案的管理。

遵循相关标准和规范：档案整理工作要遵循国家和行业相关的标准和规范，如《归档文件整理规则》《机关档案工作条例》等。这些标准和规范对档案整理的各个环节都做出了明确规定，是确保档案整理工作规范化、标准化的重要依据。

建立索引和目录：为了方便档案的查询和利用，应建立完善的索引和目录体系。索引和目录应详细、准确地反映档案的内容和排列顺序，能够帮助使用者快速定位所需档案。同时，要根据档案的新增、变动情况及时更新索引和目录。

来源原则：强调档案应按照其形成来源进行整理和分类。同一形成者或同一组织机构形成的档案应集中在一起，不同来源的档案应分开整理。这样可以保持档案在来源方面的独立性和完整性，便于从档案的形成背景和历史沿革角度进行管理和利用。例如，一个机关单位的档案要与其他机关单位的档案区分开来，单独进行整理和分类。

按文件间的关联分类

系列文件分类：对于具有连续性、关联性的系列文件，如会议文件，可将会议通知、议程、报告、决议等按会议的先后顺序整理成一个系列，体现会议的完整过程和决策形成的脉络。

文件组合分类：将在内容上相互补充、相互印证的文件组合在一起。例如，一份政策文件与其相关的实施细则、解释说明、执行情况报告等组合分类，能更、深入地反映政策的制定和执行情况。