按来源分类

组织机构分类法：按照档案形成的组织机构进行分类，将同一部门或单位形成的档案集中在一起。如政府机关中，不同科室形成的档案分别归类，能体现各部门的职能和工作范围，以及部门之间的协作关系。

作者分类法：以档案的作者为分类依据，将同一作者形成的档案归为一类。对于个人档案或一些特定作者群体的档案，这种分类方法有助于了解作者的思想、工作风格和学术成就等。

按内容主题分类

问题分类法：依据档案所反映的主题内容进行分类，将同一问题或同一专题的档案集中整理。例如，企业关于产品研发的档案，可将涉及不同产品研发的市场调研、技术方案、实验数据等归为一类，便于集中查阅和研究相关问题。

事由分类法：按照档案所涉及的具体事件或事务进行分类。如在处理法律纠纷时，将与该纠纷相关的合同、往来信件、庭审记录等档案整理在一起，能呈现事件的起因、经过和结果。

分析档案内容

浏览：对档案进行的浏览和初步分析，了解每份档案的大致内容、涉及的主要事项、关键人物、时间等要素，为确定主题和分类标准提供基础信息。

提取关键信息：从档案内容中提取关键的词汇、短语或概念，这些关键信息往往能够反映档案的核心主题。例如，在一份关于企业市场营销活动的档案中，“市场推广”“产品宣传”“客户调研” 等可能是关键信息，可据此确定与市场营销相关的主题。

结合实际使用需求

满足利用者需求：考虑档案的主要利用者是谁，他们通常会以何种方式查找和使用档案。例如，对于企业的档案，财务人员可能需要按财务科目分类查找财务报表，销售人员可能更关注按客户或产品分类的销售记录。因此，在确定主题和分类标准时，要尽量满足不同利用者的需求，提案的利用效率。

便于检索和查询：分类标准应便于建立清晰的检索体系，使档案能够通过关键词、主题词等快速检索到。可以采用多级分类的方式，将大的主题进一步细分，每个类别都有明确的定义和范围，避免分类过于笼统或模糊，以便于准确地定位和查询档案。